Matkalla Triplaan

Keväällä 2020 Otavamedia muuttaa Pasilan
aseman tuntumaan rakentuvaan Triplaan.

Teksti Emmi Ajanto

Fyysisen muuton lisäksi edessä on myös toimintatapojen muutos. Toimintatapojen muutoksen sisäänajo aloitettiin jo vuonna 2018 Maistraatinportin vanhassa toimitalossa ja Eteralta vuokratuissa Palkkatilanportin tiloissa Länsi-Pasilassa. Tavoitteena on tehdä toiminnan siirtämisestä Triplaan mahdollisimman saumatonta.

Uusiin toimintatapoihin siirtyminen aloitettiin Anna-mediaperheessä, joka muutti keväällä 2018 Etera-taloon tehtyihin pilotointitiloihin. Monitilatoimistossa on sekä jaettua, vuorovaikutteista tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Näitä ovat esimerkiksi erilaiset palaveritilat, kohtaamispaikat ja hiljaiset tilat keskittymistä vaativiin työtehtäviin.

Perusideana on, että nimettyjä työpisteitä ei ole ja kukin voi itse valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä hänellä on kyseisenä päivänä käsillä. Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua sekä antaa keskittymisrauhan sitä tarvitseville.

Vastauksia kysymyksiin
Liiketoimintaympäristön nopea muutos haastaa tänä päivänä koko toimialan. Maailma ympärillä digitalisoituu ja mobilisoituu hurjalla vauhdilla, siksi asiakkaamme vaativat meiltä monikanavaisia tuotteita ja palveluita. Samaan aikaan työ muuttuu ajasta ja paikasta riippumattomaksi.

Kyky mukautua muutokseen ja vuorovaikutuksen lisääminen vaativat päivittäisen tekemisen tukemista. Itseohjautuvaa työskentelyä on tuettava, jotta lisäämme vuorovaikutusta, luovuutta, innovaatioita sekä kykyä mukautua muutokseen.

Näihin pyritään muuttuvan työympäristön, monipaikkatyön ja asiantuntijoiden johtamisen avulla. Yksilötasolla tämä vaatii keskustelua ja ajatusten vaihtoa paitsi oman tiimin tai työryhmän kesken myös yli tiimirajojen.

Muuttuvaan toimintaympäristöön liittyy paljon kysymyksiä, joihin työtapojen pilotoinnilla etsitään vastauksia. Siksi uusia toimintatapoja ja tilojen käyttöä on tärkeää harjoitella jo ennen varsinaista muuttoa.

”Otavamedian lehtimediaperheet ja kaikki toiminnot pääsevät pilotoimaan uudenlaisia työtapoja. Näiden kokemusten pohjalta kerätään työntekijöiltä palautetta. Saadun palautteen avulla pystymme hahmottamaan erilaiset tarpeet ja osaamme varautua paremmin tulevaan”, sanoo Otavamedian henkilöstö- ja talousjohtaja Anne Mantila.

Mantilan mukaan nykyiset, vuonna 1987 valmistuneet Maistraatinportin tilat asettavat pilotoinneille omat rajoitteensa. Osa toiminnoista pilotoi kuitenkin omissa, uudelleen järjestellyissä tiloissaan. Sen sijaan Etera-talossa on helpompi yhdistää eri toimintoja samoihin tiloihin. Samoissa tiloissa toimiminen antaa mahdollisuuden harjoitella toimivampaa yhdessä tekemistä yli tiimirajojen.

Osaamisen jakaminen tavoitteena
Pilotoinnin yhtenä tavoitteena on nykyistä laajempi osaamisen jakaminen työyhteisössä. Sitä ei tehdä pelkästään muuttuvissa fyysisissä tiloissa, sillä muutosta tuetaan myös sähköisillä työvälineillä. Sähköiset työvälineet ja tiimien toimivat käytännöt niiden käyttöön mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työn, joka on modernin monipaikkatyön edellytys.

Muutoksen läpiviemiseksi työntekijöiden pilottiryhmälle ja esimiehille on järjestetty koulutusta. Triplan valmistuessa otavamedialaiset jatkavat uudenlaisten työtapojen harjoittelua.

”Kaikille toiminnoille tarjoutuu vuoden 2019 aikana mahdollisuus kokeilla jotain uutta tila- ja työympäristömuutoksen puitteissa. Jokainen voi kuitenkin jo nyt muokata työtapojaan sekä yksin että yhdessä muiden kanssa”, Mantila huomauttaa.

Tilamuutoksilla halutaan saada aikaan laajempaa vuorovaikutusta. Ihmisten kohtaaminen on tärkeää, jotta tieto vaihtuu ja syntyy uusia oivalluksia. Tilasuunnittelun avulla saadaan kuitenkin vain satunnaisia kohtaamisia. Tiedon jakamisen varmistamiseksi on tärkeää suunnitella myös yhteistoimintaa ja ryhmäprosesseja.

Mantilan mukaan asiantuntijatyön muuttuminen tarkoittaa myös media-alalla muutosta työn sisällössä, osaamisessa ja organisaation käytännöissä.

”Uuden opiskelu olisi saatava osaksi työtä ilman suuria erillisiä investointeja. Oppimisen tulisi olla jatkuvaa, ja ihmisten motivoituneita kehittämään itseään”, Mantila huomauttaa.

”Työ- ja toimintakulttuurin muutos on ennen kaikkea uudenlaista ajattelua ja toimintaa, jossa mennään kohti itseohjautuvuutta. Sitä tukemalla lisääntyvät vuorovaikutus, luovuus, innovaatiot sekä kyky muutoksiin.”